Tekstschrijver briefen? Maak de beste briefing voor een copywriter

Ga je het schrijven van je teksten uitbesteden en hiervoor een tekstschrijver briefen? Besteed dan veel aandacht aan deze uitleg. Want voor uitbestede teksten geldt: rommel erin is rommel eruit. Zonder een ijzersterke briefing kan zelfs de beste copywriter geen goede tekst voor je schrijven.

Daarom bespreken we in dit artikel de voorwaarden waaraan een goede briefing moet voldoen. Zie het als een handige checklist voor de briefings voor je copywriter. Maak er gebruik van, want dat scheelt je straks veel tijd en gedoe bij het uitbesteden van jouw teksten.

Voorwaarden voor een goede briefing

Wij zien dagelijks tientallen briefings voor onze schrijvers voorbijkomen. En op elke briefing die zij ontvangen, kunnen ze feedback geven. Daardoor weten we inmiddels heel goed aan welke voorwaarden een goede briefing voor een tekstschrijver moet voldoen.

In de video hieronder bespreken we de drie belangrijkste voorwaarden waaraan een briefing moet voldoen. Verderop in dit artikel geven we je nog veel meer handige tips:

https://www.youtube.com/watch?v=c_ryOy90qOw

1) Geef voldoende achtergrondinformatie over jouw organisatie

Wanneer je met een nieuwe copywriter in zee gaat, geef hem of haar dan voldoende achtergrondinformatie over jouw organisatie. Dit hoef je natuurlijk niet iedere keer weer opnieuw te doen. Zo gebruiken wij bij CopyRobin een speciaal formulier voor de intake van een nieuwe klant.

Geef de tekstschrijver alvast antwoord op de volgende vragen:

• Hoe groot is de organisatie?
• Welke diensten en/of producten levert de organisatie?
• Wat zijn de missie en visie van de organisatie?
• Wat is het bestaansrecht van de organisatie?
• Wat wil je bereiken door samen te werken met een tekstschrijver? Bijvoorbeeld: beter vindbaar in Google, autoriteit en/of expertise uitstralen, leads genereren, et cetera.
• Hoe vaak heb je nieuwe teksten nodig?
• Welk type teksten wil je laten schrijven? Bijvoorbeeld: nieuwsberichten, blogposts, webpagina's, nieuwsbrieven et cetera.
• Heb je al een contentstrategie geformuleerd?
• Kun je jouw doelgroep(en) beschrijven? Zijn het particulieren of bedrijven? Mannen en/of vrouwen? Welke leeftijd? Welk opleidingsniveau?
• Welke tone of voice hanteert jouw organisatie? Informeel, formeel of anders?

Door dit eenmalig goed te doen, voorkom je dat je deze informatie steeds weer aan je schrijver moet geven voor elke nieuwe opdracht.

2) Omschrijf concreet wat voor tekst het moet zijn

Wil je een tekstschrijver briefen, omschrijf dan concreet wat voor soort tekst je wilt dat de schrijver gaat schrijven. Is het een blogpost, artikel, nieuwsbrief of webpagina? Wees zo duidelijk mogelijk over wat je wilt dat de schrijver straks oplevert, want dit heeft invloed op hoe de tekst eruit moet komen te zien. Geef waar mogelijk linkjes naar voorbeeldteksten en/of nuttige bronnen.

Leestip: Zo maak je een goede contentplanning.

3) Geef duidelijk de omvang van de opdracht aan

Gaat het om een productpagina van circa 250 woorden, of om een e-book van 15.000 woorden? Dat maakt nogal een verschil. Bedenk daarom van tevoren wat de omvang van de opdracht gaat zijn en geef dat duidelijk aan in de briefing. Gebruikelijk is om bij benadering het aantal woorden op te geven. Houd daarbij in gedachten dat een A4'tje ongeveer 400 woorden is.

Voorbeelden van tekstlengtes in aantal woorden:

• Een productpagina: 150-350 woorden.
• Een korte blogpost: 350-600 woorden.
• Een middellange blogpost: 800-1.200 woorden.
• Een lange blogpost: 1.200-4.000 woorden
• Een whitepaper: 2.000-5.000 woorden.
• Een e-book: 10.000-30.000 woorden.
• Een roman: 75.000-200.000 woorden.
• Deze blogpost: 2.308 woorden.

Lengte en inhoud zijn onlosmakelijk verbonden

Nu moet je je ook weer niet blindstaren op de lengte van een tekst. Uit allerlei onderzoeken blijkt inmiddels namelijk dat voor je score in de zoekmachines de kwaliteit en relevantie van je content veel belangrijker zijn dan de lengte.

Kwaliteit en relevantie van je content zijn veel belangrijker zijn dan lengte.

De pagina’s achter zoekresultaten op de eerste pagina van Google bevatten gemiddeld zo’n 800 woorden. Voor een betere ranking zou je artikel zo’n 1100 woorden moeten bevatten. Maar deze lengte wordt pas belangrijk als de inhoud van je artikel goed genoeg is. Het is minstens net zo belangrijk dat de tekst het hoofdonderwerp uitgebreid belicht. En er moet een duidelijke focus zijn op de keywords waarop je wilt scoren.

Vergeet niet dat wat de bezoeker op je pagina leest, ook overeen moet komen met waar hij naar op zoek is. Zoekt hij op ‘roodborstje’, dan zal een pagina met informatie over de leefwijze en het broedgedrag van de vogel beter scoren dan een blog over welke vogels jij de afgelopen maand in je tuin hebt gezien.

Hoe specifieker het onderwerp, hoe langer de post.

De optimale lengte van je artikel hangt ook af van de breedte van het onderwerp. Hoe specifieker het onderwerp, hoe langer de post. Dit klinkt misschien tegenstrijdig, maar het is ook logisch: wanneer je over een heel breed onderwerp schrijft, verwacht namelijk niemand dat je álle details uitdiept en is het prima als je tekst wat algemener, en dus korter, blijft. 

4) Formuleer waarom je de tekst nodig hebt

Een essentieel onderdeel van een perfecte briefing voor een tekstschrijver is de reden waarom je de tekst nodig hebt. Want als de schrijver de tekst kan schrijven met jouw 'waarom' in zijn of haar gedachten, draagt dat zeker bij aan de kwaliteit van het eindresultaat.

Voorbeelden van een 'waarom':

• Onze website krijgt te weinig bezoekers.
• We willen eenmalige klanten graag aanzetten tot herhaalaankopen.
• Te weinig mensen weten dat we naast product x ook nog producten y en z verkopen.
• We willen onze nieuwste productlijn onder de aandacht brengen.
• We willen onze telefonische helpdesk graag ontlasten.

 5) Vertel wat het doel van de tekst is

Vertel de copywriter wat je precies met die tekst wilt bereiken. Wil je jouw lezers informeren, motiveren of inspireren? Wat moet de call-to-action zijn? Met andere woorden, wat wil je dat de lezer doet na het lezen van de tekst? Doorklikken naar een andere pagina? Contact opnemen? Zich inschrijven voor je mailinglist? Een product kopen? Leg altijd goed uit wat het doel van de tekst is.

Voorbeelden van doelen:

• Meer aanvragen via ons contactformulier.
• Het plaatsen van een bestelling.
• Meer inschrijvingen voor onze nieuwsbrief.
• Meer downloads van onze whitepapers.
• Meer comments onder onze blogs.
• Meer social shares van onze artikelen.

Wanneer de schrijver een goed beeld heeft van het doel, kan hij of zij hier in de tekst naartoe werken. Hij schrijft het artikel dan zo, dat de tekst aanzet tot actie en de lezer richting de ‘call-to-action’ stuurt. Dit is de actie die volgt na het lezen van de tekst.

6) Geef zoveel mogelijk bruikbare informatie over de inhoud

Ga ervan uit dat de schrijver niets over het onderwerp weet en geef hem of haar daarom zoveel mogelijk bruikbare informatie en bronnen zoals blogposts, whitepapers, onderzoeken, rapporten et cetera. En, als dit gewenst is, de naam en contactgegevens van een deskundige die hij of zij kan interviewen.

Als je specifieke wensen hebt over de inhoud, is het belangrijk om deze te delen.

Je kunt ook alleen een onderwerp opgeven en de schrijver verder zijn gang laten gaan. Maar als je specifiekere wensen hebt over de inhoud, is het belangrijk om deze te delen. Formuleer als het kan ook een beknopte structuur van je verhaal, oftewel kop, midden en staart. 

Zet de belangrijkste punten of argumenten die je wilt overbrengen in bulletpoints. Hiermee bereik je niet alleen dat de schrijver een betere tekst voor je schrijft, maar ook dat de tekst inhoudelijk feitelijk jouw verhaal is.

Onderwerp kiezen

Heb je nog geen idee over welk onderwerp de tekst moet gaan? Wanneer je een tekstschrijver gaat briefen, behoort deze input tot de basis. Het is dus belangrijk om hier wel even de tijd voor te nemen. Geen zorgen, er zijn verschillende manieren om tot een goed onderwerp te komen:

• Check de grootste pijnpunten van je klanten door de meestgestelde vragen op Google over een onderwerp te bekijken.
• Vraag je volgers op social media wat ze graag willen lezen.
• Bekijk sites van concurrenten en kijk welke onderwerpen zij behandelen. Laat je ook gerust door deze content inspireren en vul het aan met informatie die volgens jou nog ontbreekt. Zo wordt jouw content nóg beter.
• Gebruik hulpmiddelen als AlsoAsked om de populairste onderwerpen te vinden die goed scoren.

Leestip: Wat is bloggen? En heeft een blog schrijven wel zin?

7) Wees duidelijk over de doelgroep

Verplaats je bij het formuleren van je briefing zoveel mogelijk in de lezer. Veel mensen denken bij het opstellen van hun briefing teveel 'van binnen naar buiten': ze gaan uit van wat ze zelf willen vertellen. Draai het om: dwing jezelf om 'van buiten naar binnen' te denken en leef je juist in in wat je bezoeker wil weten.

Dwing jezelf om 'van buiten naar binnen' te denken en leef je in in wat de bezoeker wil weten.

Maak in ieder geval duidelijk wie de tekst gaat lezen. Zijn het mannen of vrouwen, of beide? Hoog opgeleid, laag opgeleid? Met welke problemen kampen ze waarvoor jouw organisatie de oplossing biedt? Wat zijn hun angsten, passies, ambities en overtuigingen? Heb je al persona’s gemaakt van je doelgroep? Deel die dan zeker met de schrijver in je briefing.

Ook interessant om te delen:

• Wat jouw dienst betekent voor je lezers;
• Welke interactie ze hebben met je bedrijf;
• Hun specifieke kenmerken;
• En hun belangrijkste pijnpunten.

Met andere woorden: stel jouw lezers zo duidelijk mogelijk voor aan de schrijver. Dat maakt haar of zijn werk een stuk makkelijker en jouw eindresultaat beter.

8) Omschrijf de tone of voice die je wenst

We weten allemaal dat vormgeving, kleuren, logo en typografie veel over de aard van je organisatie vertellen. Maar misschien ben je je er minder van bewust in welke mate ook de ‘tone of voice’ van je content bijdraagt aan de merkbeleving van jouw organisatie.

Geef daarom zo duidelijk mogelijk aan op welke toon en met welke 'stem' je jouw lezers wilt aanspreken. Formeel of juist informeel? Gebruik je bepaald jargon? Maak je graag een grapje? Of ben je juist altijd zakelijke en serieus? Wil je vooral inspireren, of ligt de nadruk meer op informeren?

Geef zo duidelijk mogelijk aan op welke toon en met welke 'stem' je jouw lezers wilt aanspreken.

Het helpt wanneer je een paar voorbeelden geeft van zowel de verkeerde als de juiste tone of voice voor jouw teksten, met uitleg waarom. Als je al goede teksten hebt, is het voor een schrijver handig om deze te lezen, zodat de continuïteit van de toon kan waarborgen. Geef deze input gerust in de vorm van URL's, voor het matchen van de stijl is dat voldoende. 

Tone of voice bepalen

Zijn dit je eerste teksten? Denk dan vooraf goed na over wie je (verwachte) doelgroep is en met welke ‘stem’ je jouw merk wilt neerzetten. Natuurlijk kun je hierin wisselen als je meerdere doelgroepen aanspreekt. Heb je een rijschool, dan wil je in communicatie richting sponsors waarschijnlijk een andere toon gebruiken dan richting tieners die op het punt staan hun eerste rijles te boeken.

Taalniveau kiezen

Ook het taalniveau van een tekst is onderdeel van de tone of voice. Er zijn zes verschillende taalniveaus: A1, A2, B1, B2, C1 en C2. Dit zijn de niveaus waarop iemand een taal begrijpt en kan gebruiken. Niveau B1 staat voor eenvoudig Nederlands en is het niveau dat de overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt. Twijfel je? Kies dan voor B1 en je zit altijd goed.

9) Vermeld de gewenste zoektermen (SEO)

Als je wilt dat jouw tekst straks goed vindbaar is in Google, doe dan eerst een zoekwoordenonderzoek en deel de resultaten daarvan met de schrijver. Geef tenminste één focus zoekwoord en vul dat eventueel aan met een paar extra keywords en/of synoniemen.

Zoekwoorden hebben alleen effect als je termen uitkiest waar zo min mogelijk concurrentie op is. Probeer deze dus altijd zoveel mogelijk te specificeren. Het is bijna onmogelijk om in de zoekmachines te scoren met het zoekwoord ‘bakkerij’. ‘Zuurdesem bakkerij Amsterdam-Zuid’ daarentegen geeft je een veel grotere kans van slagen.

Kies bij voorkeur ook (deels) andere keywords voor elke nieuwe tekst. Ben je architect, dan kun je best elke keer ‘architect’ opgeven als keyword, maar vul dit dan aan met keywords die betrekking hebben op dit specifieke artikel. 

Dus niet elke keer ‘architect’, ‘architectenbureau’ en ‘plattegrond’, maar voor de ene tekst ‘architect’ en ‘huis laten ontwerpen + plaatsnaam’ en voor de andere ‘architect’ en ‘verbouwing’. Dit zorgt ervoor dat je op meerdere zoekwoorden wordt gevonden en je eigen content niet onderling concurreert.

Leestip: Zo schrijf je SEO-vriendelijke teksten anno 2022: een checklist.

10) Geef aan hoe je de tekst gaat gebruiken

Is de tekst bedoeld voor je eigen website? Een blog? Gastblog? Print? Maak duidelijk hoe de tekst straks wordt gebruikt. Wat betekent dat voor de tekst? Moeten er plaatjes bij worden gezocht of gemaakt? Komen er embedded video's of andere multimedia in de tekst? Plaats je standaard kaders en/of widgets in de tekst? Of is er misschien een maximum aan tekens of woorden? Geef dit duidelijk aan.

Maak duidelijk hoe de tekst straks wordt gebruikt.

Ook als je interne links in het artikel wilt laten verwerken, is het handig om dat direct aan te geven. Wil je wel interne links, maar weet je nog niet welke links precies in de tekst passen? Geef dat dan aan, zodat de schrijver zelf op je site kan kijken en naar eigen inzicht links kan toevoegen.

11) Communiceer een duidelijke deadline

Spreek een duidelijke deadline af met je schrijver. Met een duidelijke deadline voorkom je irritatie en frustratie bij beide partijen: de verwachtingen zijn dan namelijk helder. Tip: geef je schrijver wel genoeg tijd om goed werk te kunnen leveren. Om er maar een (erg waar) cliché bij te halen: haastige spoed is zelden goed.

12) Tekstschrijver briefen? Vergeet de contactgegevens niet!

Last but not least bij een tekstschrijver briefen: geef aan wie de schrijver kan benaderen bij vragen. Dit kan jijzelf zijn, maar misschien is je collega wel degene die alles weet of het onderwerp van de tekst. Voeg in dat geval zijn of haar telefoonnummer, mailadres of andere contactoptie toe, zodat er geen kostbare tijd verloren gaat aan het zoeken naar de juiste persoon.

Laat je teksten schrijven door de tekstschrijvers van CopyRobin en wij loodsen je bij elke opdracht door het briefingsproces. Jouw heldere briefing en onze ervaren copywriters maken samen de perfecte tekst!

Check hier onze werkwijze