Tekstschrijver inhuren? 8 uitdagingen, 23 tips [ONDERZOEK]

Een professionele tekstschrijver inhuren ligt voor de hand. Dan krijg je kwaliteit, maar het kost geld. Welke andere voor- en nadelen zijn er wanneer je schrijfwerk uitbesteedt?

Onderzoek, uitkomsten en tips

De afgelopen 3 maanden deden wij een eigen onderzoek op de Nederlandse markt naar het antwoord op die vraag.

We benaderden via social media en e-mail enkele honderden personen. In totaal hebben 559 mensen de enquête ingevuld. Marketeers, ondernemers en managers vormden de grootste groepen.

De antwoorden geven tezamen een heel mooi beeld van alle voor- en nadelen van het uitbesteden van je schrijfwerk.

Hieronder delen we de uitkomsten met je en geven tips waardoor jij in de toekomst de juiste afweging kunt maken om het schrijven van teksten in eigen hand te houden of ze door een professionele copywriter te laten schrijven.

Van onze respondenten is bijna twee derde actief in de business to business (B2B) markt, terwijl een derde zich richt op particulieren.

 We legden hen de vraag voor: besteed je wel eens teksten uit aan een externe partij?

Grofweg twee derde van de marketeers, ondernemers en managers besteedt het schrijfwerk dus wel eens uit, een derde doet dit niet.

Wat drijft de eerste groep om een externe tekstschrijver in te huren? Wat weerhoudt de tweede groep om dit niet te doen? Tegen welke uitdagingen lopen beide partijen aan? We vroegen het ze.

Groep 1 (63.3%): Ja, ik besteed mijn schrijfwerk wel eens uit

De respondenten die wel eens schrijfwerk uitbesteden, doen dat vooral om op een organische manier meer traffic naar hun website te krijgen (60.7%) en om betere posities in zoekmachines te krijgen voor specifieke zoektermen (52.8%).

Men blijkt daarbij vooral behoefte te hebben aan:

• tijd om consistent nieuwe content te produceren en publiceren;
• schrijfvaardigheid met kennis en expertise op het gebied van SEO, en
• menskracht om het maken van content te kunnen opschalen.

Met het uitbesteden loopt men tegen vijf zaken aan:

• Te weinig begrip van merkwaarden, tone of voice en/of positionering door externe tekstschrijvers (53.7%)
• Het briefen van externe tekstschrijvers is te moeilijk (31.1%)
• Het is lastig om onderwerpen en type content te kiezen (16.7%)
• Gedoe rondom de administratieve/financiële afhandeling (13.3%)
• Te lange doorlooptijden (12.7%)

Een paar respondenten gaven nog een nadere toelichting op hun antwoord:

"Geen. Ik blijf zelf verantwoordelijk voor selectie, briefing en begeleiding van de externe schrijvers."

“Het kost ook tijd om een opdracht uit te zetten en te briefen. In die tijd is het wellicht handiger om zelf de tekst te schrijven.”

We pakken deze vijf issues hieronder bij kop en staart en geven je tips hoe deze te voorkomen.

Te weinig begrip van merkwaarden, tone of voice en/of positionering door externe tekstschrijver (53.7%)

Het is helder dat de meeste respondenten dit als grootste bottleneck ervaren bij het uitbesteden van hun schrijfwerk. Hoe zorg je ervoor dat een externe tekstschrijver snel vertrouwd raakt met jouw organisatie en jouw product of dienst? We geven je drie tips.

Maak een brandbook
Vat daarin zo concreet en helder mogelijk samen:

• Je merkverhaal // missie, visie, normen en waarden, customer journey
• Je huisstijl // met logo, kleuren en grafische elementen
• De tone of voice // taal en toon

Schrijfwerk uitbesteden? Stuur het brandbook plus de briefing voor de specifieke opdracht toe. Dan is de professionele copywriter volledig geïnformeerd over de identiteit van jouw bedrijf. Eenmalige inspanning, groot gemak.

Geef de tekstschrijver voorbeelden
Heb je voorbeelden van hoe je het eindresultaat graag ziet? Deel deze dan! Hoe meer concrete input voor de externe tekstschrijver, hoe beter.

Ieder z’n specialisme. Uitbesteden is co-creëren.
Ieder heeft z’n specialisme. Het specialisme van een tekstschrijver is het schrijven van een goede tekst, daarvoor huur je diegene in. Jij bent de inhoudelijk specialist. Je kunt er dus op vertrouwen dat je een tekst krijgt - al dan niet met SEO - die goed is opgebouwd, maar wellicht nog op een aantal inhoudelijke puntjes schuurt. Check de tekst puur op inhoud of laat dat doen door je interne specialisten. De tekstschrijver past het aan en klaar!

Het briefen van externe tekstschrijvers is te moeilijk (31.1%)

Een derde van de marketeers, ondernemers en managers vindt het niet gemakkelijk om externe tekstschrijvers te briefen. Hoe bouw je een goede briefing op en vergeet je niets te vermelden?

Maak een template

Maak een template voor jezelf waarin je de volgende vragen alvast beantwoordt:

• Wat is het doel van de content?
• Wat voor type tekst wil je hebben?
• Hoeveel woorden moet de tekst ongeveer worden?
• Wie is de doelgroep?
• Wat is de gewenste taal en toon?
• Wat wil je dat de lezer doet na het lezen van de tekst?
• Hoe zou je de exacte opdracht (kort) omschrijven?
• Wil je een SEO-tekst? Zo ja, wat zijn de zoektermen?
• Wie is het aanspreekpunt voor de tekstschrijver en hoe is deze bereikbaar?

Spreek met de tekstschrijver
De tekstschrijver weet exact welke input er nodig is en kan je uitstekend begeleiden hierin.

Check deze handleiding
Hier vind je een uitgebreide handleiding (inclusief video) voor het maken van de perfecte briefing voor een copywriter.

Het is lastig om onderwerpen en type content te kiezen (16.7%)

Het blijkt dat 16.7% procent van de marketeers, ondernemers en managers het lastig vindt om onderwerpen en type content te kiezen voor externe copywriters. Hoe je dit voorkomt, lees je in de tips hieronder.

https://www.youtube.com/watch?v=RnWNwBPHq1M

Maak een lijst van minimaal 50 onderwerpen
Denk aan het belangrijkste kenmerk van jouw product/dienst en het probleem dat dit voor jouw klant oplost. Neem dit als uitgangspunt. Maak een lijst van 50 onderwerpen. Vind je het lastig om dit alleen te doen? Verzamel dan een groepje mensen voor een korte brainstorm. Je hebt die lijst dan zo vol.

Stel 5-10 inhoudelijke thema’s vast
Bepaal wat de belangrijkste inhoudelijke thema’s op de lijst zijn en maak hier vijf tot tien zogenoemde ‘contentpijlers’ van. Als het goed is, staan daar ook de USP’s van je product, dienst en bedrijf in. Kleinere onderwerpen worden ondergebracht onder de contentpijlers. Je hebt nu voldoende onderwerpen om uit te putten en een tekstschrijver te briefen.

Type content bepalen
Wat is je doel met de content? Voor elk doel zijn er namelijk meerdere types content om uit te kiezen. Meer weten? Check eens dit artikel van Frankwatching: 4 contenttypes voor je contentstrategie.

Gedoe rondom de administratieve/financiële afhandeling (13.3%)

Men wil nog wel eens administratieve en/of financiële rompslomp ervaren bij het uitbesteden van schrijfwerk. Het proces van offertes, contracten, facturatie en betalingen wordt dan niet als efficiënt en gestroomlijnd ervaren, maar als ‘gedoe’. Heel begrijpelijk.

Hoe je dit ‘gedoe’ voorkomt?

Gebruik een gespecialiseerd online platform

Online platformen zoals Upwork, Textbroker en uiteraard CopyRobin halen veel van de pijn en frictie uit dit proces. Deze organisaties hebben over het algemeen een goed ingericht platform waarbij het hele proces geautomatiseerd is en jou dus geen ‘gedoe’ oplevert.

Te lange doorlooptijden (12.7%)

Een goede tekst schrijven kost tijd. Of je dat nu zelf doet, intern laat uitvoeren of uitbesteedt. Dat komt doordat een goede tekst geschreven wordt door iemand die zich bij voorkeur eerst verdiept in jouw briefing, branche en boodschap.

Daarna volgt een eerste opzet, structureren, nalopen, aanpassen en de oplevering. Best een project dus. Toch kan het voelen als een lange doorlooptijd voor een - in jouw ogen - simpele tekst. Hoe kun je ervoor zorgen dat er aan je verwachtingen wordt voldaan?

Houd rekening met een gemiddelde doorlooptijd van een tot twee weken
Dit is de meest gebruikelijke doorlooptijd. Je bent wellicht niet de enige opdrachtgever en de tekstschrijver moet jouw project inplannen.

Maak heldere afspraken over deadlines
In een goede briefing staat ook een deadline aangegeven. Houd daarbij rekening met twee dagen extra voor correctierondes. Het kan zijn dat de tekst nog een aantal keren heen en weer gaat tussen jou en de copywriter.

Gebruik (opnieuw) een gespecialiseerd online platform
Deze organisaties hebben vaak toegang tot honderden goede tekstschrijvers met verschillende specialismen. Met een compleet brandbook en een goede briefing plús een back-up van andere freelance-collega’s, beperk je doorlooptijden tot een minimum.

Groep 2 (36.7%): Nee, ik besteed mijn schrijfwerk niet uit

Ruim een derde van de ondervraagden besteedt zijn of haar schrijfwerk niet uit. Hebben ze het wel eens overwogen? Ja, zegt 50.2%. Nee, zegt 49.8%. Zo goed als fifty-fifty dus.

De redenen die men aangeeft om het schrijfwerk niet uit te besteden, zijn ‘ik schrijf alle teksten zelf’ (62.9%) en ‘ik beschik over in-house tekstschrijvers’ (22.9%).

Op de vraag ‘Wat weerhoudt je er verder van om schrijfwerk uit te besteden?’, antwoordt men:

• Het uitbesteden van schrijfwerk is te duur (39.0%)
• Te weinig begrip van merkbeleving, boodschap en/of positionering door externe tekstschrijvers (36.6%) 
• Ik vrees dat de benodigde kwaliteit niet wordt behaald (19.5%)

Voor het oplossen van deze bottlenecks vind je hieronder tips.

Het uitbesteden van schrijfwerk is te duur (39.0%)

Om dit te bepalen, moeten we appels met appels vergelijken. Wat kost het als je zelf het schrijfwerk doet en minder tijd overhoudt voor je eigenlijke werk? Verder:

Bepaal je budget en het aantal artikelen vooraf
Bedenk van tevoren hoeveel artikelen je nodig hebt, welk budget je wilt vrijmaken voor het schrijven daarvan en wees realistisch. Wil je echt vijf blogs per week of is een blog per twee weken voldoende?

Check verschillende aanbieders
Vraag offertes aan bij verschillende aanbieders. Je hebt keuze uit minder ervaren tekstschrijvers met een laag tarief en ervaren tekstschrijvers met een hoger tarief. Gespecialiseerde online platformen die copywriting aanbieden hebben over het algemeen verschillende abonnementen om hun diensten voor de meeste organisaties toegankelijk te maken.

De gulden middenweg
Contentproductie opschalen en de kosten toch beperkt houden? Huur de tekstschrijver in voor 50% en doe de andere 50% zelf.

Bonustip: Werk samen met stakeholders
In ons onderzoek geeft een respondent aan dat hij geld krijgt van leveranciers om schrijfwerk uit te besteden aan professionele tekstschrijvers. Check eens wie er nog meer belang heeft bij bijvoorbeeld (organisch) meer traffic naar jouw website te krijgen en hoe jullie kunnen samenwerken.

Te weinig begrip van merkwaarden, tone of voice en/of positionering door externe tekstschrijver (36.6%)

Net als voor Groep 1, is dit ook een horde voor Groep 2 bij het uitbesteden van hun schrijfwerk. Hoe zorg je ervoor dat een externe tekstschrijver snel vertrouwd is met jouw organisatie en product of dienst? We herhalen hieronder eerder genoemde tips.

Maak een brandbook
Vat daarin zo concreet en helder mogelijk samen:

• Je merkverhaal // missie, visie, normen en waarden, customer journey
• Je huisstijl // met logo, kleuren en grafische elementen
• De tone of voice // taal en toon

Externe tekstschrijver inhuren? Stuur het brandbook mee met de briefing voor de specifieke opdracht en de professionele copywriter is volledig geïnformeerd over de identiteit van jouw bedrijf. Eenmalige inspanning, groot gemak.

Geef de freelancer voorbeelden
Heb je voorbeelden van hoe je het eindresultaat graag ziet? Deel deze dan! Hoe meer concrete input voor de externe tekstschrijver, hoe beter.

Ieder z’n specialisme. Uitbesteden is co-creëren.
Ieder heeft z’n specialisme. Het specialisme van een tekstschrijver is het schrijven van een goede tekst, daarvoor huur je diegene in. Jij bent de inhoudelijk expert. Je kunt er dus op vertrouwen dat je een tekst krijgt - al dan niet met SEO - die goed is opgebouwd, maar wellicht nog op een aantal inhoudelijke puntjes schuurt. Check de tekst puur op inhoud of laat dat doen door je interne specialisten. De tekstschrijver past het aan en klaar!

Ik vrees dat de benodigde kwaliteit niet wordt behaald (19.5%)

‘Kwaliteit’ is uiteraard een subjectief begrip. Maar laten we er hier van uitgaan dat de tekst de juiste doelgroep aanspreekt, de juiste boodschap communiceert en je bedrijfswaarden perfect overbrengt. En uiteraard heeft de tekst het juiste taalniveau voor de doelgroep. Tenslotte is de tekst natuurlijk vrij van spellings- en grammaticafouten.

Kies verstandig
Vergelijk aanbieders, zowel freelance tekstschrijvers, tekstbureaus en gespecialiseerde platformen.

Uitbesteden is co-creëren
Zoals eerder gezegd: uitbesteden is co-creëren. Het is het aangaan van een partnership, waarin beide partijen streven naar een zo goed mogelijk resultaat. Blijf communiceren over je wensen en stuur bij waar nodig.

Vraag een proefopdracht aan
Sommige freelancers, tekstbureaus en platformen bieden de mogelijkheid om gratis of tegen een gereduceerd tarief een proefopdracht voor je te schrijven. Informeer daarom altijd naar de mogelijkheid voor een proefopdracht.

Conclusie

Uit ons onderzoek blijkt dus dat het inhuren van externe tekstschrijvers vooral voordelen oplevert.

Op de vraag ‘Wat ervaar je als de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van schrijfwerk?’, gaf men de volgende antwoorden:

• Het maakt tijd vrij voor meer strategische taken (61.3%)
• Het stelt me in staat om onze contentproductie op te schalen (57.6%)
• De kwaliteit is beter dankzij de inzet van professionele schrijvers (46.9%)
• De expertise van de schrijvers voegt inhoudelijk veel toe aan de content (29.1%)
• Het proces is efficiënt en gestroomlijnd (18.4%)

Respondenten gaven op deze vraag ook vaak een nadere toelichting:

“De tekstschrijver is een buitenstaander. Dat dwingt ons ertoe ons verhaal zo duidelijk mogelijk uit te leggen, anders kan de tekstschrijver het niet opschrijven.”

“Ons team is te klein voor de contentbehoefte binnen het bedrijf. Een externe tekstschrijver biedt uitkomst.”

“Ik krijg geld van leveranciers om schrijfwerk uit te besteden aan professionele tekstschrijvers.”

Je schrijfwerk uitbesteden aan CopyRobin?
Maak een afspraak